Kol prekių nedaug, likučius galima suskaičiuoti akimis arba lentelėje. Tačiau atsiradus keliems sandėliams, daugiau užsakymų ar darbuotojų, klausimas „kiek iš tikrųjų turime?“ tampa vis sunkesnis. Būtent tada įmonės pradeda ieškoti sandėlio apskaitos programos.
Šiame straipsnyje paaiškiname, ką tokia programa daro, kuo ji skiriasi nuo buhalterinės apskaitos programos, ir pateikiame klausimų sąrašą, kuris padės išsirinkti.
Kas yra sandėlio apskaitos programa
Sandėlio apskaitos programa (dar vadinama sandėlio valdymo sistema arba WMS – warehouse management system) registruoja kiekvieną prekių judėjimą: priėmimą, išdavimą, perkėlimą tarp vietų ar sandėlių, nurašymą ir inventorizaciją. Iš šių įrašų ji bet kuriuo metu apskaičiuoja tikslų likutį.
Svarbiausias skirtumas nuo paprasto sąrašo – istorija. Programa ne tik rodo skaičių, bet ir paaiškina, kodėl jis toks: kas, kada ir kokiu dokumentu pakeitė kiekį.
Kuo ji skiriasi nuo buhalterinės programos
Buhalterinė programa skirta finansams: sąskaitoms faktūroms, PVM, mokesčiams ir ataskaitoms. Ji dažnai turi ir prekių modulį, tačiau jame paprastai matomas tik bendras kiekis ir vertė.
Sandėlio programa skirta kasdieniam darbui sandėlyje. Joje yra tai, ko buhalterijai nereikia, bet reikia sandėlininkui:
- kurioje lentynoje ar vietoje yra prekė;
- kiek prekių jau rezervuota užsakymams ir kiek dar galima parduoti;
- užsakymų surinkimo ir pakavimo užduotys darbuotojams;
- brūkšninių kodų skenavimas telefonu;
- prekių būklė: tinkama, laukia patikros, sugadinta.
Abi programos viena kitai netrukdo: sandėlio programa tvarko kiekius ir judėjimą, o buhalterinė – pinigus ir dokumentus mokesčiams.
Ženklai, kad jos jau reikia
- Parduodate prekę, kurios iš tikrųjų nebėra, arba klientui tenka pranešti, kad užsakymas vėluos.
- Inventorizacijos metu skirtumai didesni, nei tikėjotės, ir niekas negali paaiškinti, iš kur jie atsirado.
- Prekes laikote keliose vietose ar sandėliuose ir nežinote, kur kas yra.
- Užsakymus ruošia keli darbuotojai ir kartais tas pats užsakymas surenkamas du kartus arba pamirštamas.
- Lentelę atnaujina vienas žmogus, o kiti laukia, kol jis tai padarys.
- Turite el. parduotuvę ir joje rodomi likučiai nesutampa su tikrais.
Jei atpažįstate bent du iš šių ženklų, programa greičiausiai atsipirks greičiau, nei manote: kiekviena neįvykdyta ar klaidinga siunta kainuoja ne tik pinigus, bet ir kliento pasitikėjimą.
Į ką atkreipti dėmesį renkantis
| Klausimas | Kodėl svarbu |
|---|---|
| Ar galima pradėti be diegimo ir ilgų mokymų? | Debesyje veikianti programa pradedama naudoti per kelias minutes, nereikia serverių ir IT specialisto. |
| Ar programa lietuvių kalba? | Sandėlio darbuotojai turi suprasti kiekvieną mygtuką be vertimo. |
| Ar galima skenuoti telefonu? | Specialūs skaitytuvai brangūs; telefono kamera dažnai visiškai pakanka. |
| Ar matoma kiekvieno pokyčio istorija? | Be istorijos neįmanoma rasti skirtumų priežasčių. |
| Ar atskiriamas turimas ir rezervuotas kiekis? | Tik taip žinosite, kiek iš tikrųjų galite parduoti. |
| Ar galima prijungti el. parduotuvę? | Jei parduodate internetu, likučiai turi atsinaujinti automatiškai. |
| Ar galima atsisiųsti savo duomenis? | Duomenys turi priklausyti jums – eksportas į CSV ar Excel turi būti paprastas. |
| Kaip suteikiamos teisės darbuotojams? | Sandėlininkui nereikia matyti savikainos ar keisti nustatymų. |
Kaip sklandžiai pereiti prie programos
- Sutvarkykite prekių kodus (SKU): kiekviena prekė ar jos variantas turi turėti unikalų kodą.
- Importuokite prekių sąrašą iš esamos lentelės, užuot vedę ranka.
- Pasirinkite dieną, kai suskaičiuosite tikrus likučius, ir juos užregistruokite kaip pradinius.
- Pirmas savaites tikrinkite kelias populiariausias prekes – taip greitai pastebėsite klaidas.
- Apmokykite darbuotojus vienam veiksmui per kartą: pirmiausia priėmimui, vėliau – užsakymų surinkimui.
Didžiausia klaida – laukti „tobulo momento“. Pradėti su keliomis prekių grupėmis ir palaipsniui perkelti visą asortimentą yra visiškai normalu.
Dažni klausimai
Ar sandėlio programa pakeičia buhalterinę programą?
Ne. Sandėlio programa skirta kiekiams, vietoms ir užsakymų vykdymui, o buhalterinė – sąskaitoms, PVM ir finansinėms ataskaitoms. Dažniausiai naudojamos abi.
Ar reikia brūkšninių kodų skaitytuvo?
Nebūtinai. Daugelyje šiuolaikinių programų, taip pat Sandeva, brūkšninius kodus galima nuskaityti telefono kamera.
Kiek laiko užtrunka pradėti naudotis?
Debesyje veikiančią programą galima pradėti naudoti tą pačią dieną: užsiregistruojate, importuojate prekių sąrašą ir užregistruojate pradinius likučius.