Beveik kiekviena įmonė likučius pradeda skaičiuoti Excel ar Google Sheets lentelėje. Tai logiška: lentelė nemokama, lanksti ir visi moka ja naudotis. Problemos atsiranda vėliau ir dažniausiai pamažu, todėl jas lengva ilgai ignoruoti.
Šiame straipsnyje sąžiningai palyginame abu būdus: kada lentelės visiškai pakanka ir kada ji pradeda kainuoti daugiau, nei sutaupo.
Kada Excel visiškai pakanka
- turite iki kelių dešimčių prekių ir vieną laikymo vietą;
- likučius keičia vienas žmogus;
- užsakymų per dieną nedaug ir juos ruošiate patys;
- nereikia žinoti, kur tiksliai prekė padėta.
Tokiu atveju lentelė yra greitas ir pigus sprendimas. Svarbu tik turėti aiškią tvarką: viena lentelė, vienas atsakingas žmogus ir reguliarus tikrų likučių suskaičiavimas.
Tipinės lentelės problemos
- Skaičius be priežasties. Lentelėje matote, kad prekės liko 12, bet nematote, kodėl vakar buvo 20. Ar 8 parduoti, nurašyti, ar tiesiog kažkas suklydo?
- Pakeitimai perrašomi. Du žmonės vienu metu atnaujina tą patį langelį, ir vienas pakeitimas dingsta.
- Rezervacijos nematomos. Prekė dar sandėlyje, bet jau parduota – lentelė rodo, kad ją dar galima parduoti.
- Formulės lūžta. Viena ištrinta eilutė ar netyčia perrašyta formulė sugadina sumas, ir tai pastebima tik po kelių savaičių.
- Telefonu nepatogu. Sandėlyje su prekėmis rankose lentelės telefone pildyti beveik neįmanoma.
Palyginimas
| Excel / Google Sheets | Sandėlio programa | |
|---|---|---|
| Kaina pradžioje | Nemokama | Dažnai yra nemokamas planas ar bandomasis laikotarpis |
| Kiekio pokyčio priežastis | Nematoma, nebent rašote ranka | Kiekvienas pokytis su dokumentu, laiku ir atsakingu žmogumi |
| Rezervuoti kiekiai | Reikia skaičiuoti atskirai | Turimas, rezervuotas ir galimas parduoti kiekis rodomi atskirai |
| Keli darbuotojai vienu metu | Pakeitimų konfliktai | Kiekvienas veiksmas įrašomas atskirai, niekas neperrašoma |
| Skenavimas | Nėra | Brūkšniniai kodai telefono kamera |
| El. parduotuvės likučiai | Atnaujinami ranka | Gali atsinaujinti automatiškai |
| Teisės | Visi mato ir keičia viską | Kiekvienam – tik jo darbui reikalingi veiksmai |
Kiek kainuoja likučių klaida
Programos kainą lengva palyginti su nemokama lentele, o klaidų kaina dažnai lieka nematoma. Pabandykite įvertinti per mėnesį:
- kiek užsakymų teko atšaukti arba vėlinti, nes prekės nebuvo;
- kiek valandų darbuotojai praleido ieškodami prekių ar tikslindami lentelę;
- kiek prekių nurašėte, nes pamiršote, kad jos sandėlyje yra (ar kad joms baigiasi terminas);
- kiek kartų užsakėte prekę iš tiekėjo, nors jos dar turėjote.
Net kelios tokios situacijos per mėnesį dažniausiai kainuoja daugiau nei sandėlio programa.
Kaip pereiti iš lentelės
Geroji žinia – jūsų lentelė nenueis veltui. Daugelis programų leidžia ją importuoti. Pavyzdžiui, Sandeva priima CSV failą su stulpeliais „pavadinimas“, „sku“, „vienetas“, „kiekis“ ir „savikaina“: prekės sukuriamos automatiškai, o kiekiai užregistruojami kaip pradinis priėmimas.
- Excel faile pasirinkite „Įrašyti kaip“ → CSV (UTF-8).
- Patikrinkite, ar kiekviena prekė turi unikalų kodą (SKU).
- Prieš importuodami suskaičiuokite tikrus likučius.
- Po importo kelias dienas lygiagrečiai patikrinkite populiariausias prekes.
Plačiau apie tai, ką turi mokėti gera programa, rašėme straipsnyje „Sandėlio apskaitos programa: kada jos reikia ir kaip išsirinkti“.
Dažni klausimai
Ar galima toliau naudoti Excel kartu su programa?
Taip, bet likučių šaltinis turėtų būti vienas. Patogiausia tvarkyti likučius programoje, o ataskaitoms duomenis eksportuoti į CSV ir atsidaryti Excel.
Kaip importuoti prekes iš Excel?
Excel faile pasirinkite „Įrašyti kaip“ → CSV (UTF-8) ir įkelkite failą. Sandeva atpažįsta stulpelius „pavadinimas“, „sku“, „vienetas“, „kiekis“ ir „savikaina“.
Ką daryti, jei prekės neturi kodų (SKU)?
Prieš importą sugalvokite paprastą kodavimo tvarką, pavyzdžiui, prekės grupės raidės ir numeris (DEZE-M, DEZE-L). Kodas turi būti unikalus kiekvienai prekei ar variantui.