Maža gamybos įmonė – kepykla, baldų dirbtuvė, kosmetikos ar maisto gamintojas – susiduria su dviem sandėliais vienu metu: žaliavų ir pagamintos produkcijos. Dažnai abu tvarkomi lentelėse, o gaminio savikaina skaičiuojama „iš akies“.
Didelės ERP sistemos mažai įmonei paprastai per sudėtingos ir per brangios. Šiame straipsnyje aprašome paprastą, bet tvarkingą gamybos apskaitos būdą, kurį galima taikyti nuo pirmos dienos.
1. Receptūra (BOM) – gamybos pagrindas
Receptūra (angl. bill of materials, BOM) nurodo, kokių medžiagų ir kiek reikia vienam gaminiui ar partijai pagaminti. Pavyzdžiui, 10 vnt. žvakių reikia 2 kg vaško, 10 dagčių ir 10 indelių.
- Receptūrą rašykite tam pačiam kiekiui, kurį dažniausiai gaminate (1 vnt., 10 vnt. ar 1 kg).
- Medžiagas nurodykite tais pačiais mato vienetais, kuriais jas perkate ir laikote sandėlyje.
- Pakeitę receptūrą, išsaugokite naują versiją – senieji gamybos užsakymai turi likti pagal tą receptūrą, pagal kurią buvo gaminta.
2. Medžiagų poreikis prieš pradedant gaminti
Turint receptūrą, medžiagų poreikį galima apskaičiuoti automatiškai: planuojamas kiekis × receptūros normos. Prieš pradedant gaminti verta patikrinti, ar visų medžiagų pakanka, ir jas rezervuoti, kad tų pačių žaliavų nepanaudotų kitas užsakymas.
Jei kurios nors medžiagos trūksta, iš trūkumo sąrašo patogu iškart parengti pirkimo užsakymą tiekėjui.
3. Gamybos užsakymas ir jo eiga
Gamybos užsakymas – tai dokumentas, kuris sujungia viską: kokį gaminį, kiek ir pagal kurią receptūrą gaminate, iš kurio sandėlio imate medžiagas ir kur padėsite produkciją. Paprasta eiga:
- Planuojama – užsakymas sukurtas, medžiagų poreikis apskaičiuotas.
- Išleista gamybai – medžiagos rezervuotos, darbuotojas gauna užduotį.
- Vykdoma – medžiagos paimamos iš sandėlio ir sunaudojamos.
- Užbaigta – pagaminta produkcija užregistruota sandėlyje.
Svarbu registruoti ir broką: tiek sugadintas medžiagas, tiek nekokybiškus gaminius. Kitaip žaliavų likučiai sistemoje ilgainiui nebesutaps su tikrais.
4. Gaminio savikaina
Paprasčiausias patikimas būdas mažai įmonei – medžiagų savikaina pagal receptūrą, naudojant svertinę vidutinę žaliavų kainą. Svertinė vidutinė kaina perskaičiuojama kiekvieną kartą, kai perkate žaliavų už kitokią kainą:
nauja vidutinė kaina = (turimas kiekis × sena kaina + gautas kiekis × pirkimo kaina) ÷ bendras kiekis
| Medžiaga | Kiekis vienam gaminiui | Vidutinė kaina | Suma |
|---|---|---|---|
| Vaškas | 0,2 kg | 6,00 € / kg | 1,20 € |
| Dagtis | 1 vnt. | 0,05 € | 0,05 € |
| Indelis | 1 vnt. | 0,45 € | 0,45 € |
| Iš viso | 1,70 € |
Tai medžiagų savikaina. Darbo, energijos ir kitas netiesiogines išlaidas galima pridėti kaip papildomą normą buhalterinėje apskaitoje – svarbiausia, kad medžiagų dalis būtų tiksli ir atsinaujintų kartu su pirkimo kainomis.
5. Kokybės patikra
Maisto, kosmetikos ar chemijos gamyboje pagaminta produkcija dažnai turi būti patikrinta prieš parduodant. Paprasta taisyklė: nauja produkcija iš pradžių patenka į karantiną ir tampa tinkama parduoti tik tada, kai atsakingas žmogus ją išleidžia. Atmesti gaminiai pažymimi kaip sugadinti ir nurašomi.
Ko neverta daryti pradžioje
- Nediekite didelės ERP sistemos, kol neturite tvarkingų receptūrų ir likučių – ji problemų neišspręs.
- Nesistenkite iškart apskaičiuoti kiekvieno euro netiesioginių išlaidų – pradėkite nuo medžiagų.
- Nekeiskite visko vienu metu: pirmiausia receptūros ir žaliavų likučiai, tada gamybos užsakymai, vėliau savikaina.
Dažni klausimai
Ar mažai gamybos įmonei reikia ERP sistemos?
Dažniausiai ne iš karto. Pirmiausia reikia tvarkingų receptūrų, žaliavų likučių ir gamybos užsakymų – tai galima daryti paprastesne sandėlio ir gamybos sistema.
Kaip apskaičiuoti gaminio savikainą?
Sudėkite receptūroje nurodytų medžiagų kiekius, padaugintus iš jų vidutinės kainos. Darbo ir kitas netiesiogines išlaidas galima pridėti buhalterinėje apskaitoje.
Ką daryti su broku?
Broką registruokite atskirai: sugadintas medžiagas ir nekokybiškus gaminius. Tada žaliavų likučiai sistemoje sutaps su tikrais, o matysite, kiek kainuoja brokas.